Планирование работы

Существуют ли законы планирования в работе? Чтобы при их соблюдении задачи решались систематически, отражаясь в результате?

На каждую проблему всегда найдется решение. Имеется проблема планирования работы - для нее электронное решение LeaderTask. Планировщик с набором команд и инструментов для решения задач - оружие для истребления насущной проблемы.

Планирование и организация работы в LeaderTask 

Чтобы освоить принципы правильного планирования, необходимо узнать, что не стоит делать и каких ошибок не стоит повторять.

Список ошибок:

• Отсутствуют цели на будущее

• Нет разделения на главные и второстепенные задачи

• Все цели в одной категории без дополнительных обозначений

• Количество целей не соответствует реальной картине

• Задачи без установки срока

1. Чтобы быть на шаг впереди, необходимо продумать план на будущее. Да, не исключены форс-мажоры, но их всегда можно откорректировать. LeaderTask гибко подстраивается под новые планы:

• Создание и удаление задач

• Изменение имени у задач

• Перенос задач между собой в списке, на другую дату или в проекты

Создаем план на будущее в планировщике ЛидерТаск на неделю, месяц, год вперёд, просматриваем задачи в календаре (компьютерная версия). 

2. Главные и второстепенные задачи

Чтобы создать иерархию в задачах, используем перемещение в списке задач, метки и цвета для задач. Метки в планировщике имеются цветные или бесцветные на выбор, а цвет для задач выбирается из большого набора палитры.  

3. Разбить цели на категории

Используем для этого команду создания проектов. Создаем проект с любым названием и перемещаем в него задачи, распределяем задачи по разным тематикам и работаем в удобном формате.

4. Если количество целей превышает лимит на физическом уровне, удаляем их из списка или переносим на другую дату. Рассчитываем свои силы и ставим задачи по реальным объемам!

[calenar_create]

5. Задачи без установки срока

Задачи без даты и времени - не выполняются, а регулярно переносятся, поэтому устанавливаем срок выполнения для задачи. Когда подойдет время, электронный органайзер напомнит и подаст информацию в виде всплывающего уведомления.

Ошибки планирования в компании

• Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя 

• Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)

• Местоположение данных в разных хранилищах

1. Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя 

Делегируйте задачи в ЛидерТаск, распределяйте объем работ на несколько человек, и тогда задачи будут выполнены, и планы не сорваны. Чтобы делегировать задачу, используем поручения. В органайзере для этого существуют команды “Поручить” и “Перепоручить” задачу. 

2.  Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)

Контролируем поручения в органайзере с помощью:

• просмотра задач сотрудников

• статусов выполнения задач

• внутреннего чата с исполнителем

3. Местоположение данных в разных хранилищах

В ЛидерТаск информация находится внутри задач и всегда в открытом доступе, а если вы потеряли задачу, то данные можно найти через поиск в программе. 

Виды планирования работы

Такие виды могут разделяться на категории:

• по целям направления 

• по времени действия

• по сфере направления и уровню управления

Цель планирования работы 

Планирование - карта всех задач, которая показывает весь путь со всеми детальными шагами. Если шаги продуманы - вероятность достижения желаемого результата в несколько раз больше, чем реализация целей без продуманного планирования. Хаотичное движение приводит к хаотичному результату. У нас имеются конкретные задачи и мы стремимся к конкретным показателям. 

Планирование выполнения работ 

• Создание задачи 

• Установка срока (напоминания для задачи)

• Процесс выполнения (установка статуса)

• Завершение

Выполнение задачи в ЛидерТаск происходит следующими этапами: 

Создаем задачу. Если задача большая, разделяем ее на подзадачи. Устанавливаем срок выполнения, устанавливаем статус, переходим к выполнению, и при готовности завершаем задачу с помощью статуса: “Завершено”. Все выполненные задачи находятся в архиве завершенных задач и всегда в открытом доступе.

Планирование процесса работы

Для процесса выполнения задач выше описаны команды, которые помогут, но это не весь вспомогательный функционал. В ЛидерТаск для больших целей существуют проекты. Проекты для персонального использования, или общие проекты для командной работы. Планируйте процесс работы с помощью проектов и их внутренних структур. (Проекты-подпроекты-задачи-подзадачи). 

Этапы планирования работы

• Цели и их постановка

• Техническое задание для целей

• Определение процесса выполнения задач

• Последовательность выполнения

• Дополнительная информация и ресурсы и для выполнения задач

• Внесение правок (корректировка)

• Стратегия плана и установка срока (количество часов, дней и др.)

• Наблюдение за выполнением

Узнайте все возможности LeaderTask