Командная работа без хаоса: принципы, подходы, примеры

Согласно исследованию APM, командный дух является одним из трех главных факторов успеха любого дела. Однако наладить командное взаимодействие может быть непросто: часто сотрудники не понимают своих зон ответственности, мало коммуницируют и не доверяют друг другу.

В статье расскажем, как избежать этих проблем и продуктивно выстроить взаимодействие в коллективе с применением современных инструментов.

Что такое эффективная работа в команде

Командная работа — это совместная активность группы специалистов, направленная на достижение общей цели, например, выпустить статью для медиа. Однако чтобы коллектив был не просто набором людей, а результативным средством достижения успеха, важно соблюдать несколько ключевых принципов.

У сильной команды должна быть:

**Чёткая цель. **Для постановки цели подходит система SMART. Согласно ей, цель должна быть: конкретной (Specific), измеримой (Measurable), достижимой (Achievable), актуальной (Relevant), ограниченной во времени (Time bound). Пример: “увеличить продажи абонементов в фитнес-клуб относительно прошлого месяца на 5% до 30 ноября”.

**Правила команды. **Прозрачные правила формируют доверительную атмосферу и помогают сплотить сотрудников. Нужно, чтобы они не только негласно подразумевались, а были чётко прописаны. То, что очевидно для вас — например, не писать по рабочим вопросам в выходные — может быть неясно для кого-то из сотрудников компании.

**Распределение ролей и обязанностей. **Способность работать вместе зависит и от успешной расстановки сил. Роли — это модели поведения людей в коллективе. Концепцию ролей в команде разработал доктор Мередит Белбин в 2003 году. Их всего девять: мотиватор, реализатор, генератор идей и так далее. Функции — зона ответственности каждого члена команды. Без чёткого понимания своих задач в группе может возникнуть путаница, потеряется эффективность и скорость работы. Распределяйте роли и функции, исходя из навыков и личных качеств участников.

**Атмосфера открытости и доверия. **Важно выстроить доверительные отношения внутри команды. Сотрудники не должны бояться совершить ошибки или открыто высказать мнение, не совпадающее с точкой зрения руководителя. Суть умения работать в команде — во взаимодействии разных позиций, благодаря которым рождается наилучшее решение.

Чтобы мотивировать сотрудников проявлять инициативу, проводите оргсобрания, на которых просите дать фидбек и высказать критику. Также учитывайте, что некоторым членам группы может быть некомфортно высказываться перед всем коллективом. Чтобы даже интроверты могли поделиться своими идеями, периодически проводите анонимные опросы о ходе работы.

**Отслеживание прогресса. **Регулярно, например, раз в квартал отслеживайте прогресс и пересматривайте рабочие процессы, если результаты вас не удовлетворяют. Чтобы проанализировать результаты, ответьте на вопрос:

Что сделала команда?
Чего удалось достичь?
Чего пока не удалось достичь?
Что команда делает хорошо?
Какие проблемы возникают?

Важно, чтобы вся команда была в курсе прогресса. Это позволит сотрудникам видеть общую картину и понимать, что их работа приносит результат.

Основные проблемы при организации работы в команде

**Недостаточная коммуникация. **Предположим, вы распределили зоны ответственности, и команда приступает к работе. Однако у сотрудников нет мотивации взаимодействовать с коллегами: каждый выполняет свою функцию, а к другим членам команды обращается только если возникают общие вопросы по проекту. Значит, группа не осознаёт себя как команду: каждый остаётся наедине со своими трудностями, не видит общей картины и не понимает, какую роль играет.

Избежать этого помогут общие командные правила, периодические оргсобрания с обсуждением процесса работы, возможность отслеживать ход работы в реальном времени, например, с помощью сервиса ЛидерТаск. О том, как ещё повысить эффективность командной работы, писали здесь.

**Нечёткое распределение задач и ответственности. **Это ситуация, обратная первому пункту. Члены команды не знают, кто за что отвечает, и либо начинают дублировать задачи друг друга, либо оставляют их невыполненными, полагая, что это чужая зона ответственности.

Чтобы такого не допустить, детально прописывайте обязанности каждого в должностной инструкции и назначайте конкретных исполнителей на конкретную задачу. Для этой цели в сервисе ЛидерТаск можно создать задачу и сразу поручить её сотруднику.

**Сложности с отслеживанием прогресса. **При отсутствии единого инструмента отслеживания прогресса члены команды могут потерять общее видение проекта. Из-за этого снижается мотивация и возникает ощущение незначительности своих усилий.

Чтобы следить за прогрессом в реальном времени, удобно использовать сервисы для работы в команде, например, ЛидерТаск. Регистрируйтесь в сервисе бесплатно и попробуйте ЛидерТаск для организации командной работы!

Как использовать инструменты ЛидерТаск для эффективной организации командной работы

Канбан-доски. Канбан-доски позволяют визуализировать процесс работы и отслеживать прогресс в реальном времени. Сотрудники видят, на какой стадии находятся все задачи и получают общую картину продвижения.

**Общие проекты. Доступ к общим проектам есть у всех сотрудников, которые входят в команду. Это позволяет улучшить **коммуникации внутри группы: все задачи и подзадачи находятся в одном месте, каждый член команды видит своих коллег, знает, кто за что отвечает и какой вопрос ему можно задать. Такие проекты обозначены специальным значком.

Система поручений. Она позволяет четкого распределять задачи, поручая их конкретным сотрудникам. Сотрудник видит, на какие задачи его назначили, и не берёт на себя лишние обязанности.

**Статистика команды. **Этот инструмент позволяет проанализировать эффективность работы сотрудников. Продуктивность рассчитывается исходя из количества выполненных и выполненных в срок задач. Все поручения автоматически учитываются в разделе “Продуктивность”.

Практические советы по организации работы в команде с помощью ЛидерТаск

**Организуйте рабочее пространство для команды. **Чтобы настроить рабочее пространство для команды, создайте папку и задачи в нём. Создайте канбан-доску, добавьте колонки, придумайте названия для них и разместите карточки в нужных колонках. Затем пригласите в проект сотрудников и поручите им задачи. При необходимости вы можете создавать подпроекты и подзадачи.

**Используйте чек-листы для стандартизации процессов. **В ЛидерТаск можно создать чек-лист в задаче, чтобы разбить её на подпункты. Используйте эту функцию, чтобы стандартизировать процессы. В заголовке напишите, что надо сделать, а в подпунктах перечислите конкретные действия, которые помогут поэтапно выполнить задачу. Так все сотрудники будут действовать по одному алгоритму.

**Применяйте повторяющиеся задачи для рутинных операций. **Чтобы не создавать каждый раз новую задачу для рутинных операций, назначьте её повторяющейся. Для этого нажмите на календарь, выберите дату выполнения, а затем выберите нужный интервал повтора: ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально. Вам или сотруднику, назначенному на задачу, будет приходить повторяющееся уведомление, которое вовремя напомнит про поручение.

В чём преимущества использования ЛидерТаск для организации командной работы

Повышается прозрачность рабочих процессов. Вы видите все действия в одном месте и контролируете работу сотрудников.

**Улучшаются коммуникации и взаимодействие в команде. **Сотрудники видят, кто за что отвечает, знают, кому задать вопрос в какой области, могут быстро уточнить детали и задать вопрос в комментарии под задачей.

Оптимально распределяются задачи и ресурсы. Когда есть общая картина, легко увидеть, как максимально эффективно распределить ресурсы команды: кто свободен и может взять дополнительные задачи, кто работает более, а кто менее эффективно и так далее.

Пошаговая инструкция, как настроить командный проект в ЛидерТаск

Активируйте тариф “Бизнес” в разделе “Аккаунт и лицензия”.

Создайте проект в разделе “Мои проекты” и дайте ему название.

Создайте канбан-доску в разделе “Мои доски”, сделайте нужное количество колонок и дайте им названия.

Разместите карточки в нужных колонках на доске.

Добавьте сотрудников для работы в разделе “Сотрудники”.

Чтобы предоставить сотрудникам доступ к проекту, добавьте их с помощью соответствующей функции.

Чтобы предоставить сотрудникам доступ к доске, добавьте их на доску.

Назначьте сотрудников на выполнение.

Готово! Теперь вы можете следить за процессом работы. ЛидерТаск — это удобный инструмент, который помогает работать быстрее и эффективнее. Регистрируйтесь и попробуйте сервис для организации работы в команде бесплатно!