Ретроспектива: от анализа к продуктивности

Постоянная нехватка времени, завалы задач и переработки — реальность, знакомая многим предпринимателям и фрилансерам. Как достичь баланс между личной жизнью и работой, сохранив при этом продуктивность? Нужно остановиться и проанализировать пройденный путь, другими словами, провести ретроспективу. Это позволит выявить проблемы, которые крадут время, а затем внести корректировки в рабочий процесс.

В статье расскажем как ЛидерТаск может существенно облегчить проведение ретроспективы, позволяя анализировать завершенные задачи, фиксировать выводы и планировать улучшения.

Что такое ретроспектива

Понятие «ретроспектива» происходит от латинского слова retrospectare, где retro означает «прошлое», а spectare — «взгляд». Получается, что ретроспектива — это взгляд в прошлое или анализ проделанной работы.

Ретроспектива обычно проводится с определенной регулярностью или после завершенного этапа разработки на встрече. Главная цель такой встречи — выявить удачные и неудачные моменты прошедшего этапа, подсветить проблемы и совместными усилиями придумать как их решить.

Например, на еженедельной встрече выяснится, что сроки сдвигаются из-за долгого согласования промежуточных драфтов с заказчиком. Тогда руководитель может взять на себя решение этой проблемы и утвердить с клиентом график утверждения работ либо договориться о переносе финального дедлайна.

Как использовать ретроспективу

В методологии Scrum команда работает спринтами — короткими этапами с понятными достижимыми целями, а анализирует результаты и вносит коррективы на следующий спринт на ретроспективе. Чтобы использовать ретроспективу эффективно, нужно активное участие всей команды, простых слушателей на встрече быть не должно. Рассмотрим, преимущества ретроспективы.

В совместных проектах

Ретроспективный анализ завершенных спринтов позволяет взглянуть назад и выявить причины ошибок, зафиксировать успешные практики и улучшить взаимодействие между участниками.

Чтобы ретроспектива прошла продуктивно, нужно следовать ряду правил:

участвовать во встрече могут только члены команды — на ретроспективу не приглашаются клиенты или партнеры компании;
на встрече должна быть дружественная атмосфера, люди не должны бояться высказываться;
критиковать нужно не личность, а проблему — чаще всего в узком месте проекта или срыве сроков виноват не сотрудник, а неправильно выстроенный процесс;
все результаты нужно подвергать честной и объективной оценке — открытое обсуждение проблем позволяет сотрудникам предложить смелые решения, которые могут усилить коллектив и сделать его более адаптивным к изменениям.

Главное преимущество ретроспективы — улучшение командной коммуникации. Например, после завершения спринта по разработке нового продукта, команда проводит ретроспективу и выявляет, что задержки возникали из-за плохого обмена информацией между отделами. В процессе обсуждения участники договариваются в следующем спринте применить практику регулярных статус-обновлений, которые разъяснят что происходит в проекте и какой информации не хватает.

Для личной эффективности

Ретроспектива личной эффективности позволит пересмотреть приоритеты, внедрить новые инструменты контроля времени и оптимизировать рабочий график. Работу над личной эффективностью важно начать с регулярной рефлексии. Для этого нужно выделить время, например, раз в неделю и задать себе вопросы:

что было сделано хорошо?
какие задачи забрали больше времени, чем планировалось?
почему возникли проблемы с выполнением задач?
что я могу улучшить, чтобы избежать этого на следующей неделе?

Анализ действий и полученных результатов поможет выявить привычки, которые тормозят процесс, и придумать как от них избавиться. Можно отслеживать время выполнения повторяющихся однотипных задач, чтобы при планировании следующего рабочего цикла лучше понимать какой срок на них закладывать.

Например, если созвон для обсуждения и согласования дизайна раз за разом не укладывается в отведенный час, значит в следующий раз стоит заложить на него в два раза больше времени.

Как провести ретроспективу в ЛидерТаск

Для проведения ретроспективы понадобятся полезные инструменты — удобный таск-менеджер поможет проанализировать командную работу и личную эффективность. Вот какие возможности для этого есть в ЛидерТаске:

Архив завершенных задач дает возможность просмотреть список завершившихся событий. Демонстрацию архива можно включить и отключить горячими клавишами. ЛидерТаск позволяет сортировать задачи можно по дате создания, цвету или названию.

*Полезное действие: *можно оценить загруженность сотрудников, внести коррективы и по-другому распределить задачи в будущем.

**Чек-листы и комментарии **позволяют увидеть насколько понятно и подробно были поставлены цели. Пояснения и список с флажками можно оставить к любой задаче и подзадаче.

Полезное действие: инструменты позволяют оценить взаимодействие между участниками, отметить все контрольные точки, создать список нужной документации, простыми словами описать необходимые действия.

Статистика, которую можно найти в разделе «Продуктивность» показывает какой объем задач выполняют сотрудники и как справляются с обязанностями.

Полезное действие: значение продуктивности сотрудника показывается в процентах и оценивается на основе порученных ему задач. На графике с датированной шкалой можно смотреть сколько поручений было у специалиста и сколько из них он выполнил в срок.

С помощью ЛидерТаска можно проанализировать движение к цели

Пошаговый процесс проведения ретроспективы

**Подготовиться к личной саморефлексии или встрече с командой **и поставить задачу в календаре всем участникам. Важно заранее зафиксировать дату проведения ретроспективы. Для подготовки нужен хотя бы день — выписать пункты, которые нужно обсудить, сформировать план мероприятия, забронировать временной интервал на проведение встречи.
**Открыть собрание **и настроить всех участников на плодотворную ретроспекцию — напомнить о ее цели и желаемом результате, убедиться в готовности открыто говорить о проблемах. Некоторые команды на ретроспективе делают рисунки, в которых они отражают свое отношение к прошедшему спринту, это расслабляет и настраивает на комфортное обсуждение.
**Собрать данные. **На этом этапе участники консолидируют всю информацию по проекту: сколько задач выполнили, сколько клиентов появилось, какие продукты готовы к выводу на рынок, какие отзывы и результаты получили. Для удобного обзора всей прошедшей работы можно использовать визуальные метафоры. Например, представить проект как воздушный шар, тогда мешки с песком будут проблемами и сложностями, а потоки ветра — положительными моментами и удачными решениями.
**Провести обсуждение **проблемных зон. Если ретроспективы регулярные, то можно сосредоточиться на некоторых проблемах и попытаться найти решение для них. Другой вариант — разбить всех участников на группы и дать возможность каждой группе предложить идеи для улучшения двух или трех слабых мест. Главная задача этапа — получить как можно больше предложений. Для генерации идей можно использовать технику мозгового штурма.
**Разработать план действий. **После записи всех идей, нужно выбрать несколько из них для реализации. Чтобы выбрать идеи можно использовать разные методы: голосование, ранжирование или оценку по простоте внедрения и эффективности действий.
**Зафиксировать итоги мероприятия. **На этом этапе руководитель ретроспективы проговаривает какие идеи выбрали для внедрения, кто назначен ответственным и в какой срок нужно уложиться. Также важно взять обратную связь у участников о проведенной ретроспективе: уточнить было ли комфортно работать, узнать что нужно изменить или улучшить в следующей сессии.

Для проведения ретроспективы удобно использовать канбан-доску ЛидерТаск — на ней можно записывать проблемы спринта, предлагать идеи и фиксировать итоги встречи

Практические советы

Готовиться к ретроспективе заранее. Выделить время на анализ спринта и достигнутых результатов. Лучше делать заметки и описывать узкие места в ходе спринта — тогда не получится забыть и упустить из вида мешающие работе факторы.

Записывать как удачные моменты, так и сложности, которые возникали в процессе достижения целей. Участники должны быть настроены на улучшение процессов, а не на критику. Если что-то работает хорошо, надо использовать это в следующих спринтах.

Честно признавать сильные и слабые стороны и работать над саморазвитием. Только объективная оценка результатов и собственной работы даст возможность совершенствовать процессы и улучшать продуктивность.

Показывать успешные примеры внедрений. Если идеи прошлых ретроспектив были внедрены и показали отличный результат, можно вернуться обратно и рассказать какие последовательности корректирующих мероприятий позволили достичь положительных изменений.

**Использовать чек-листы и вопросы для саморефлексии. **Например, можно задать себе такие вопросы:

что прошло хорошо и способствовало ли это достижению целей?
что не сработало и почему?
с какими вызовами мы столкнулись?
были ли мы сплоченной командой?
какие методы доказали свою эффективность а какие были бесполезны?
как мы можем улучшить качество продукта и командную работу прямо сейчас?

Инструменты ЛидерТаск помогут зафиксировать ключевые вопросы и систематизировать идеи и предложения участников. Оцените возможности сервиса и начните работу с ЛидерТаск.

Заключение

Для постоянного прогресса, повышения продуктивности и адаптивности к изменениям, нужно уделять время анализу проделанной работы. Процесс регулярных встреч для обсуждения проблем и возможных решений называют ретроспективой.

Ретроспектива проходит в пять этапов: подготовка встречи, сбор данных, генерация идей, принятие решений об изменениях и подведение итогов. Для эффективного проведения ретроспективы нужна вовлеченность участников команды на каждом ее этапе.

Ключевые цели ретроспективы — улучшить взаимопонимание в команде, скорректировать неверные решения и перенести хорошо сработавшие практики на будущие спринты.

ЛидерТаск поможет провести эффективную ретроспективу: увидеть загруженность участников и количество выполненных задач, оценить взаимодействие и корректную постановку промежуточных целей, выработать решения для улучшения совместной работы и зафиксировать итоги.