Совместная работа над проектом: особенности, сервисы для организации

Выполнение крупных проектов или просто деятельность рабочего коллектива требует слаженной и одновременной работы команды. Поэтому для любого руководителя или менеджера проекта очень важно обладать хотя бы начальными знаниями психологии, чтобы уметь координировать совместную деятельность между коллегами, отделами в организации. Это необходимо для открытия новых перспектив, реализации планов компании, согласования действий для достижения цели.

Как же этого добиться, особенно в современных условиях, когда деятельность нередко ведется в онлайн-режиме, а часть сотрудников работает дистанционно? Рассмотрим все варианты в статье.

Что такое совместная работа

Суть термина совместной работы заключается в объединении группы людей с разными функциональными обязанностями и общей работе над одной целью или проектом. Лучше всего она реализуется при сотрудничестве команд, понимании роли каждого отдельного человека в общественном проекте и нацеленном на выполнении плана.

В чем особенности команды

Отличительными чертами любой команды являются общая цель, взаимодополняемые навыки, неукоснительные требования к продуктивности выполняемой деятельности и взаимоответственность. При этом чем меньше коллектив участников, тем плодотворнее работает команда.

Например, исследователи доказали, что наиболее быстрым, функциональным и успешным является коллектив из 2-5 человек. Конечно, при этом огромное значение также имеет профессиональное распределение функций и обязанностей, соблюдение внутренних правил среди участников.

Почему совместную работу сложно наладить

Во время командной работы коллеги зачастую сталкиваются с локальными проблемами разницы приоритетов и ключевых показателей производительности. С какими основными типами сложностей при организации совместного труда могут столкнуться руководители или управляющие:

• Дистанционная работа команды. Невозможность качественного отслеживания прогресса и рассылки обновлений.

• Социальная лень. Отсутствие приложенных должных усилий одного или нескольких сотрудников в коллективе.

• Непонимание зоны ответственности других сотрудников. Невозможность полноценно оценить задачи и зону ответственности коллег, сложность взаимодействия.

Решение данных проблем становится возможным только при грамотном руководстве, своевременном выявлении общих ценностей и определении показателей успеха.

Какие правила совместной работы стоит соблюдать

Для того чтобы разногласия внутри коллектива не похоронили проект на корню еще до начала работы, рекомендуется соблюдение общих и простых правил. Они позволят не только избежать конфликтов в рабочем пространстве, перекладывания ответственности и демотивации персонала, но и помогут добиться цели правильно:

• Оставаться позитивным и ориентироваться на успех в любой ситуации, быть против негативного настроя.

• Не изобретать колесо, выбирать простые решения и адаптировать их под нужды проекта.

• Не бояться просить помощи у коллег или руководителя.

• Помогать друг другу.

• Не скатываться в перфекционизм.

• Не давать ранних и пустых обещаний, не проводить ненужных совещаний, созвонов и мозговых штурмов. Общаться только с пользой для дела, не отвлекая других.

• Фиксировать новое, привносить в проект тренды. Обращать внимание на новости.

• Следить за своей зоной ответственности.

• Не пытаться казаться самым умным, а усиливать и перепроверять собственные опыт и знания, стремиться к положительным изменениям в любой сфере.

• Учитывать влияние слабого звена и избегать некомпетентных специалистов.

• Синхронизировать цели, чтобы продолжать приносить пользу команде и проекту.

• Учитывать опыт каждого сотрудника в команде.

• Снизить уровень претензий и ожиданий, поддерживать общие командные ценности, принимать каждого участника с его плюсами и минусами.

Не работа 24/7 делает проект прибыльным, а совместная слаженная деятельность людей, имеющих единую цель. Поэтому обязательно следуйте данным советам и рекомендуйте другим участникам команды придерживаться их. Только тогда синонимами проекта станут “успех” и “реализация”, а он сможет принести людям реальную пользу.

10 самых популярных сервисов для организации совместной работы

В последнее время все более злободневным становится вопрос о выборе действенных электронных онлайн-инструментов для управления командой. Мы провели анализ самых востребанных сервисов, которые способны облегчить жизнь вашему коллективу, и составили личный рейтинг лучших платформ для совместной работы.

Давайте вместе рассмотрим данные предложения, их интересные функции, уникальные возможности, некоторые недостатки и стоимость. Обратите внимание, что почти все сервисы из обзора обладают бесплатными тарифами или же предлагают бесплатную пробную версию от 1 до 30 дней использования.

1. ЛидерТаск

Описание сервиса: продукт-органайзер для ведения дел, раздачи поручений, управления проектами, организации работы с клиентами, решения задач и контроля исполнения поручений. Подходит как для крупных компаний с большим количеством офисных сотрудников и менеджеров, так и для удаленщиков, фрилансеров, самозанятых. Очень быстро внедряется, не требует обучения. 

Инструменты:

• планировщик дел и целей на каждый день, списки, задачи и подзадачи;

• доски канбан, поддержка систем Стивена Кови, Брайана Трейси, Pomodoro Technique и других;

• возможность шифровать личные данные, делать резервное копирование;

• встроенный календарь, позволяющий быстро переключаться между задачами;

• ежедневник с почасовым расписанием и временной шкалой;

• уведомления и напоминания о предстоящих задачах и встречах;

• совместное ведение проектов, возможность делегирования задач;

• возможность фильтрации, сортировки, поиска задач по нескольким параметрам;

• экспорт и импорт проектов;

• онлайн-чат, возможность обмена вложенными файлами, голосовыми сообщениями;

• возможность проверки электронной почты прямо из приложения;

• офлайн-режим, коробочная версия и синхронизация.

Стоимость:

• бесплатный тариф - для начинающих;

• премиум-тариф - для профессионалов: от 217 рублей за участника в месяц;

• бизнес-тариф - для команд: от 331 рубля за участника в месяц.

Для образовательных учреждений и НКО сервис предлагает специальные условия оплаты. Бесплатная пробная версия для платных тарифов - от 7 дней. Также можно договориться о тестовом сроке индивидуально.

2. Trello

Описание сервиса: простой, удобный и многофункциональный сервис для совместного управления проектами в облаке. Является вторым по распространенности в мире планировщиком после продуктов Microsoft Excel и Word. Подходит для личного и группового использования творческих коллективов до 10-15 участников. Сервис сделан по системе досок канбан - японского метода организации процессов в производстве. Легко внедряется, но не подходит для крупных проектов.

Инструменты:

• информационные доски, карточки с легкой фильтрацией и возможностью переносов, списки;

• назначение дедлайна, ответственных за задачи, прикрепления чек-листов и вложений;

• возможность установки дополнительных расширений, например, тайм-трекеров, календарей, голосований, полей пользователей и т.д.;

• готовые шаблоны: личных дел, маркетинговой команды, дизайнеров, технической поддержки, продаж и пр.;

• интеграция с email, сервисами Google Drive, Jira, GitLab и Dropbox;

• мобильные приложения.

Стоимость:

• free - 0 долларов;

• standart - 5 долларов за участника в месяц при годовой оплате (6 долларов - при ежемесячной оплате);

• premium - 10 долларов за участника в месяц при годовой оплате (12.50 долларов - при ежемесячной оплате);

• enterprise - 17.50 долларов за участника в месяц при годовой оплате.

Бесплатная пробная версия для платных тарифов - 30 суток.

3. Jira

Описание сервиса: приложение для управления проектами, созданное специально для разработчиков и отделов разработки, в которых работает свыше ста человек. Однако может успешно использоваться не только в IT, но и других сферах, если удастся обучить сотрудников, не имеющих технического образования. Кроме того, внедрение требует длительного времени, мало инструментов для автоматизации бизнес-процессов, а страницы загружаются довольно медленно.

Инструменты:

• баг-трекер;

• большие возможности для кастомизации;

• планирование спринтов;

• возможность визуализации и измерения прогресса работы по любому из проектов;

• интеграция с Gmail, Google Sheets, GitHub и иными сторонними сервисами;

• доступ по API, мобильные приложения.

Стоимость:

• бесплатный тариф - до 10 человек;

• стандартный тариф - до 100 человек, 7.50 долларов за юзера в месяц;

• премиум-тариф - до 100 человек, 14.50 долларов за юзера в месяц.

Для команд, состоящих из 101 пользователя и более, предлагаются скидки и индивидуальный расчет стоимости по договору. Для платных версий предлагается пробный период - 7 суток. Банковская карта не требуется.

4. Asana

Описание сервиса: удобное средство для совместных проектов, неплохо подходит для малых коллективов творческих профессий до 15-20 человек (веб-студий, фото- и видеографов, дизайнерских и маркетинговых агентств). Позволяет вести планирование, ставить задачи, управлять проектами. Просто внедряется, но требует знания английского языка и не имеет иерархии сотрудников.

Инструменты:

• доски, списки, таски по системе Канбан и методу Скрам;

• временная шкала, связывающая сроки и задачи;

• визуализация плана проекта;

• портфолио с мониторингом в режиме онлайн;

• управление графиками работы команды;

• шаблоны основных бизнес-процессов, правила автоназначения и маршрутизации задач;

• синхронизация с сервисами Gmail, Apple и Google Calendar, Jira и иными;

• мобильные приложения.

Стоимость:

• basic - бесплатно;

• premium - 10.99 долларов за участника в месяц при оплате раз в год, 13.49 долларов - при оплате раз в месяц;

• business - 24.99 долларов за участника в месяц при оплате раз в год, 30.49 - при оплате раз в месяц;

• enterprise - стоимость для компаний рассчитывается индивидуально.

Бесплатная пробная версия для платных тарифов - 30 суток.

5. ActiveCollab

Описание сервиса: мощный инструмент с лаконичным дизайном, позволяющий организовать управление коллективными проектами. На российском рынке на данный момент не очень известен, хотя существует более 10 лет и распространяется по всему миру: к ее услугам на данный момент прибегли уже около 50 тысяч команд.

Инструменты:

• списки, таблицы, диаграммы Ганта, проекты, перечни задач и подзадач;

• назначение исполнителя и срока, составление описания, добавление ярлыков;

• настройка повторяющихся задач, фильтров;

• пакетное редактирование;

• возможность обсуждения задач, проектов, загрузки файлов, создания заметок;

• трекер времени;

• интеграция с Trello, Asana, Wrike, Google Drive и иными сторонними сервисами;

• мобильные приложения.

Стоимость:

• free (до 3 участников);

• plus - от 7.5 до 9 долларов (до 3 участников);

• pro - от 6.25 до 7 долларов за одного юзера в месяц.

Бесплатная пробная версия для платных тарифов - 14 суток.

6. Wrike

Описание сервиса: зарубежная программа для совместной работы и управления проектами, ориентирована на большие веб-студии, строителей и архитекторов. В числе ее клиентов - Airbnb, Google, Kaspersky, Greenpeace и другие крупные компании. Обладает большинством необходимых функций для проектного управления, но требует долгого обучения персонала, настраивания сервиса под себя.

Инструменты:

• доски, дашборды, диаграммы Ганта;

• автоотчетность, обновления в онлайн-режиме;

• различные уровни доступа для разных участников, гостевой доступ, настраиваемые поля для пользователей и панели задач, цепочки зависимостей;

• расстановка приоритетов, выстраивание графиков работы для участников, контроль за загруженностью коллектива;

• возможность редактировать в общем режиме;

• готовые шаблоны различных проектов;

• тайм-трекер, баг-трекер;

• синхронизация с Jira, Google Drive, Salesforce, Microsoft Excel и другими сторонними сервисами;

• доступ по API, мобильные приложения для операционных систем iOS и Android.

Стоимость:

• free (для начинающих команд);

• professional (для быстрорастущих команд) - $9.80 за юзера в месяц;

• business (для всех команд в организации) - $24.80 за юзера в месяц.

Тарифный план рассчитывается индивидуально для крупных, маркетинговых команд, а также для команд по оказанию профессиональных услуг и команд с серьезными рабочими потребностями. Бесплатная пробная версия для всех платных тарифов предоставляется на 14 суток, ее можно легко настроить и отменить в любое время.

7. Bitrix24

Описание сервиса: популярный российский сервис для совместной работы, представляющий собой целый комплекс инструментария. Безупречно подходит для команд 30-40 человек в отделах продаж и маркетинга. Однако внедрение требует длительного времени и обучения персонала, поскольку интерфейс перегружен тяжеловесным функционалом.

Инструменты:

• Мой План, списки, канбан-доски, диаграмма Ганта;

• легкая сортировка задач, назначение ответственных, отслеживание сроков, формирование чек-листов;

• разграничение прав доступа и ролей для разных участников;

• CRM-система для управления и контроля всех звонков, писем, чатов с контрагентами и партнерами;

• сквозная аналитика, статистика диалогов и звонков;

• онлайн-офис с включением чата, видеозвонков, конференций на 12 человек;

• облачное хранилище файлов, календарь, новостная лента, контроль стресса;

• встроенный редактор графических изображений, конструктор лендингов, электронных рассылок и интернет-магазинов;

• синхронизация с телефонией, сайтом, колл-трекингом, email-почтой, социальными сетями, Avito и другими сторонними сервисами;

• мобильные приложения для iOS и Android.

Тарифы:

• бесплатный (до 5 Гб, для неограниченного числа пользователей);

• базовый (до 24 Гб, до 5 пользователей) - от 1 990 до 2 490 рублей в месяц;

• стандартный (до 100 Гб, до 50 пользователей) - от 4 790 до 5 990 рублей в месяц;

• профессиональный (до 1 024 Гб, для неограниченного числа пользователей) - от 9 590 до 11 990 рублей в месяц.

8. Мегаплан

Описание сервиса: отечественный пример сервиса для организации эффективной удаленной работы и управления проектами предприятия. Подходит для небольших отделов продаж и ведения клиентов. Однако обладает слабой интеграцией с телефонией, неудобным планировщиком звонков и поиском. Почти не настраивается под себя, малое обеспечение отчетностью. Техподдержка не вникает в содержание проблем клиента и редко решает их.

Инструменты:

• единая клиентская база, несколько способов контроля за сотрудниками, история взаимодействий и визуализация воронки продаж;

• понятные принципы распределения задач, возможность контролировать сроки и нагрузку на персонал, вести учет времени;

• планирование развития и обсуждение задач с партнерами без переключения на сторонние сервисы;

• видеозвонки с командой и тет-а-тет;

• шаблоны, автоматизация задач, сценариев сделок;

• интеграция с телефонией, продуктами 1С, WhatsApp, Google Calendar, Mango Office и другими;

• мобильные приложения в AppStore и Google Play.

Стоимость:

Бесплатный тестовый период для любого тарифа - 14 суток.

Облачная версия:

• совместная работа + (для контроля задач, сроков и результатов): от 329 до 549 рублей в месяц за 1 пользователя;

• совместная работа: бизнес (для контроля задач, ведения проектов и автоматизации бизнес-процессов): от 599 до 999 рублей в месяц за 1 пользователя.

Для новых клиентов предлагается особый тариф - пакет “Команда” (совместно для 3 и 5 человек, на 6 и 12 месяцев). Цена в месяц - от 992 рублей до 3 317 рублей.

Также есть возможность подключения безлимитного тарифа с неограниченным числом пользователей на 12 месяцев. Цена рассчитывается индивидуально.

Коробочная версия:

• совместная работа + (проектным командам и отделам, компаниям с филиалами или выездными сотрудниками): до 10 человек - 45 тысяч рублей, до 30 человек - 115 тысяч рублей;

• совместная работа: бизнес (компаниям с филиалами, производственным и строительным организациям, корпорациям): до 10 человек - 75 тысяч рублей, до 30 человек - 195 тысяч рублей, безлимит - до 350 тысяч рублей.

9. Яндекс.Трекер

Описание сервиса: программа для совместной работы и организации процессов как в небольшой, так и крупной компании. Ориентирована на деятельность разработчиков с визуализацией и автоматизацией. Также подходит командам дизайнеров, маркетологов, отделам кадров. Создана, чтобы контролировать задачи и отношения всех подразделений с помощью одного сервиса. Однако отличается слабой техподдержкой, частыми сбоями.

Инструменты:

• доска задач, презентации, спринты, диаграмма сгорания задач и покер планирования;

• дашборды и графики;

• триггеры для настройки действий с задачами в зависимости от условий, разметка задач по установленным правилам, настройка HTTP-запросов к сторонним сервисам, макросы для добавления стандартизированных ответов, автообновление;

• хранение данных на территории РФ;

• русскоязычный интерфейс;

• доступ по API, мобильные приложения для iOS и Android.

Стоимость:

• бесплатно - для индивидуального пользования и маленьких команд (до 5 пользователей);

• 258 рублей / месяц - для небольших компаний (до 100 пользователей);

• 222 рублей / месяц - для средних компаний (до 250 пользователей);

• 185 рублей / месяц - для крупных компаний (до 500 пользователей);

• индивидуальный - для компаний, в которых работает более 500 человек, стоимость рассчитывается персонально.

10. Pyrus

Описание сервиса: продукт для ведения электронного делопроизводства и осуществления бизнес-процессов в таких сферах, как банковское дело, консалтинг, страхование. Одновременно с этим неплохо вписывается в работу бухгалтерии, личных помощников руководителей, секретарей-референтов. В числе минусов - неудобная база клиентов и календарь.

Инструменты:

• простой интерфейс;

• автоматизация работы с документооборотом;

• удобные в использовании шаблоны для создания задач и выстраивания бизнес-процессов;

• управление и контроль за выполнением задач с сортировкой, метками, напоминалками, повторами, возможностью выполнить позже;

• перенос рабочих переписок из почты и мессенджеров;

• детальные отчеты и аналитические данные;

• групповая работа с файлами;

• синхронизация с Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, иными внешними сервисами;

• мобильные приложения для операционных систем iOS и Android.

Стоимость:

• бесплатный - для общения и постановки задач;

• облачный - для автоматизации бизнес-процессов: от 279 рублей за пользователя в месяц;

• безоблачный - для развертывания на своих серверах: стоимость рассчитывается индивидуально.

Заключение

При выборе того или иного сервиса для совместной работы, помните, что он в дальнейшем действительно должен помогать решать нужные задачи, а не становиться очередным модным цифровым продуктом, затрудняющим деятельность и мешающим обеспечивать коммуникацию команде.

Поэтому прежде всего пользуйтесь бесплатными версиями или пробным периодом, чтобы оценить возможности приложения. Тогда проблем с дальнейшим использованием программы удастся избежать.