Управление рисками: как работать с возможностями и угрозами в проектах

Избежать всех рисков в бизнесе не получится, но для стабильной и успешной работы компании важно научиться грамотно ими управлять.

О том, как делать это эффективно, расскажем в сегодняшней статье. А также дадим инструкцию для реализации плана по управлению рисками с помощью сервиса ЛидерТаск.

Что такое управление рисками и почему это важно

Управление рисками — это работа с потенциальными угрозами или возможностями с целью разработки наиболее эффективной стратегии развития компании или проекта.

Хотя риск часто ассоциируется с чем-то отрицательным, но это необязательно так. Риск — это неопределённость, которая может привести как к негативным последствиям, так и к положительным. Например, если компания вкладывает деньги в новый стартап, она может как получить большую прибыль, так и понести большие убытки.

Чтобы эффективно развивать бизнес, важно понимать, когда стоит рисковать, а когда нет, где искать компромисс, а где не отступать от первоначального плана.

Почему это важно:

Грамотный риск-менеджмент обеспечивает стабильную работу компании, ведь риски возникают не только при принятии сложного решения, а в каждодневной работе. Например, у магазина продуктов есть угроза, что поставщик сорвёт сроки или прибыль будет меньше ожидаемой. Это риски, которые важно анализировать и оценивать регулярно.
Можно вовремя заметить ошибки в стратегии и их исправить. Когда процесс мониторинга деятельности компании идёт постоянно, легко заметить, на каком именно этапе произошла ошибка и избежать её или минимизировать последствия.
Есть возможность подготовиться к современности и будущим сложностям. Здесь речь как раз об оценке рисков при планировании на будущее и принятии серьёзных решений, влияющих на стратегию развития компании, с учётом технологий и других изменений в будущем. Например, контент-маркетинговое агентство анализирует, стоит ли вложить деньги в создание курса по нейросетям для сотрудников в связи с растущей популярностью ИИ.

Важно, чтобы процесс управления рисками был структурирован. Для этого можно использовать ЛидерТаск — сервис позволяет хранить, анализировать информацию о потенциальных угрозах и возможностях и управлять ими вместе с командой. Регистрируйтесь в сервисе и используйте ЛидерТаск для риск-менеджмента!

Этапы управления рисками

Риск-менеджмент включает в себя следующие шаги.

Идентификация

Чтобы это сделать, можно использовать разные методы и техники, например, такие.

**Мозговой штурм. **Классический способ обсудить проблему, во время которого все участники высказывают идеи, которые приходят в голову. Это хороший вариант для выявления рисков: чем больше сотрудников, занимающих разные должности, выскажет своё мнение, тем более многостороннее представление о возможных тёмных пятнах вы получите.

**SWOT-анализ. **Этот метод заключается в том, чтобы проанализировать проект с четырёх ракурсов: сильные стороны (strengths), слабые (weaknesses), возможности (opportunities) и угрозы (threats).

Метод Дельфи. Для реализации метода проводят исследования проблемы вместе с независимыми экспертами, в результате которого приходят к одному обобщённому решению.

Также важно помнить, что риски бывают двух видов. Во-первых, внешние — те, которые не зависят от компании и на которые нельзя повлиять – и внутренние — связанные с деятельностью компании, на которые можно воздействовать. А в зависимости от того, с чем связана потенциальная угроза, выделяют временные риски, бюджетные, риски изменения объёмов работ и другие.

Когда потенциальные угрозы и возможности идентифицированы, надо составить реестр рисков. Это документ, в котором перечислены основные риски, их категория (финансы, время и т. д.), вероятность и статус (открыт / закрыт / в процессе).

Чтобы создать реестр, удобно пользоваться канбан-доской в ЛидерТаск. Можно записать каждый риск в отдельную карточку, дать ему подробное описание, передвигать риск по доске, чтобы отслеживать статус, и назначить ответственного за выполнение.

Оценка

Чтобы оценить степень важности рисков, проводят качественный и количественный анализ.

Качественный анализ должен ответить на вопрос, что произойдёт, если это случится. Такой анализ нужен для определения вероятности градации рисков. Можно выделить риски в четыре разные категории:

Вероятные, имеющие большое влияние.
Вероятные, имеющие небольшое влияние.
Маловероятные, имеющие большое влияние.
Маловероятные, имеющие небольшое влияние.

Важно распределить их по приоритету.

Таблица для определения важности и вероятности рисков

Количественный анализ рисков проводят уже после качественного. Здесь также анализируют вероятность возникновения рисков, а также предполагаемый ущерб / выгоды от них, но здесь проводят расчёты, чтобы вывести точные цифры.

Например, качественный анализ риска выглядит так: поставщик может сорвать сроки, вероятность у этого средняя, влияние — большое. А во время количественного анализа надо будет рассчитать, какую именно сумму потеряет компания, если это произойдёт, и какова в процентах вероятность этого события.

Чтобы наглядно приоритизировать риски с помощью ЛидерТаск, используйте метки. Названия меток и их цвета можно придумывать самостоятельно, например, “высокая вероятность”, “низкая вероятность”, “высокая степень влияния”, “низкая степень влияния”.

Планирование реагирования

Для этого существует четыре стратегии.

**Избежание. **Если риск имеет серьёзное влияние на проект, лучше постараться избежать его. Например, не доверять ведение сложного проекта молодому малоопытному сотруднику.

**Снижение. **Если избежать риска полностью невозможно, важно предпринять действия, направленные на его минимизацию. Например, мастерская hand-made украшений решает использовать более дорогие и качественные материалы для изготовления своих изделий, но из-за этого возрастает стоимость, и есть риск потерять часть аудитории. Чтобы снизить эту вероятность, надо продумать стратегию внедрения новых изделий: можно подробно описать преимущества новых украшений по сравнению со старыми, сделать скидки постоянным клиентам на первые заказы и т. д.

**Принятие. **Если риск не принесёт больших расходов компании, оптимальный вариант — принять его и включить затраты на ликвидацию последствий риска в расходы. Пример: отдел дизайнеров не укладывается в сроки по созданию визуала для статьи, потому что на нём лежит слишком большая нагрузка. Для компании некритично, если статья выйдет немного позже, поэтому она принимает этот риск и предпочитает уделить больше внимания качеству, чем скорости.

**Передача. **В этом случае ответственность за возможную угрозу берёт на себя третье лицо. Например, компания поручает создание рекламной стратегии агентству и платит за результат.

Когда для каждой потенциальной опасности или возможности придумана стратегия работы, создают план управления рисками. Это документ, в который вносят информацию о том, в чём заключается риск, какие меры необходимо принять для работы с ним, кто ответственен за результат, какова стоимость затраченных ресурсов и усилий.

Такой план также удобно создать в ЛидерТаск на канбан-доске: всю нужную информацию прописать в карточке и назначить ответственного. А также в сервисе есть плагин “Регламенты”: он позволяет создать документ с инструкцией и предоставить к нему доступ для тех, кто работает с проектом, или для всех сотрудников. План рисков можно составить и в этом документе.

Мониторинг и контроль

Важно не останавливаться на поиске рисков в начале проекта и проводить его постоянно. Чтобы не забывать о необходимости отслеживать угрозы и возможности, в ЛидерТаск можно поставить повторяющиеся задачи и настроить напоминания.

Обновлять статусы текущих рисков легко с помощью канбан-доски: достаточно просто перетащить их в новую колонку. А когда с риском всё-таки столкнулись и отработали его, можно составить инструкцию на будущее, как действовать в этой ситуации, и записать её в “Регламентах” для всех сотрудников.

Хотите попробовать применить теорию на практике? Регистрируйтесь в ЛидерТаск и работайте с рисками на всех этапах.

Преимущества использования ЛидерТаск в управлении рисками

Систематизация информации в одном месте. ЛидерТаск позволяет централизованно работать с угрозами и возможностями: составлять и хранить план и реестр рисков, назначать ответственных за управление, контролировать статус в одном сервисе.

**Улучшение коммуникации в команде. **Все сотрудники имеют доступ к информации о рисках проекта, при желании могут задавать уточняющие вопросы в комментариях к задачам и оперативно связываться друг с другом.

**Автоматизация процесса мониторинга и напоминаний. **Если вы назначаете ответственного за мониторинг рисков, то можете создать для него повторяющиеся задачи с напоминаниями. Таким образом процесс анализа рисков будет под контролем.

Как настроить систему риск-менеджмента в ЛидерТаск

Создайте проект для управления рисками. Это можно сделать с помощью значка папки с левой стороны от экрана с задачами.

Настройте канбан-доски для визуализации процесса. Вы можете разместить на одной доске реестр рисков, а на другой — план и назначить сотрудников, ответственных за выполнение его пунктов.

Используйте метки для классификации потенциальных угроз и возможностей по степени влияния и важности.
Настройте напоминания для рисков, мониторинг которых следует проводить регулярно. Для этого нажмите на задачу, выберите “повтор” и установите регулярность повтора: раз в несколько недель или месяцев.

Готово! У вас есть удобная система управления рисками. Управление рисками — это важная часть процесса выстраивания стратегии для эффективного управления бизнесом. Благодаря ЛидерТаску этот процесс можно провести удобно и централизованно. Зарегистрируйтесь в сервисе и оптимизируйте процесс управления рисками!